Spesimen Faktur Pajak

Pertanyaan

Dear ATS Consulting,

Saya mau bertanya soal spesimen yang erat kaitannya dengan e-faktur. Jika direktur kami ganti akan tetapi bukan penandatangan faktur pajak, apakah kami perlu membuat surat pengajuan spesimen penandatangan ke KPP setempat sementara sudah ada sertifikat elektronik?

Jika kami tidak membuat, apakah bisa diajukan surat dgn tanggal backdate pd saat direktur diganti?
Apa sanksi yg aka timbul jika kami tidak mengajukan surat perubahan spesimen?

Terima Kasih, saya tunggu jawabannya.

Jawaban

Terima kasih atas pertanyaan yang disampaikan kepada kami,  Berdasarkan Peraturan Dirjen Pajak Nomor 28/PJ/2015 tentang Tata Cara Pemberian Dan Pencabutan Sertifikat Elektronik yang mengatur bahwa Sertifikat Elektronik  itu sebagai otentifikasi pengguna layanan perpajakan secara elektronik yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada Pengusaha Kena Pajak (PKP), Yang mana Layanan perpajakan secara elektronik tersebut berupa:
  1. layanan permintaan Nomor Seri Faktur Pajak melalui laman (website) yang ditentukan dan/atau disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak;
  2. penggunaan aplikasi atau sistem elektronik yang ditentukan dan/atau disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak untuk pembuatan Faktur Pajak berbentuk elektronik (e-Faktur); dan/atau
  3. Layanan perpajakan secara elektronik lainnya yang ditentukan dan/atau disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak.

Jadi Sertifikat elektronik menjadi penting karena di dalamnya terdapat tanda tangan dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Maka, sertifikat elektronik ini berfungsi untuk memvalidasi atau memverifikasi bagi setiap PKP terhadap kebenaran informasi elektronik yang disampaikan ke DJP.

Untuk Masa pakai atau jangka waktu sertifikat elektronik ini selama 2 tahun dihitung sejak tanggal dikeluarkan atau diterbitkan oleh DJP. Apabila jangka waktu sertifikat sudah mendekati masa kedaluwarsa atau expired, PKP wajib mengajukan sertifikat elektronik yang baru ke DJP.

Jika tidak segera diperbaharui setelah masa berakhir, maka dipastikan autentifikasi sertifikat elektronik di aplikasi e-Faktur tidak dapat dilakukan, sehingga uploader tidak akan berjalan (tidak dapat upload faktur Pajak). Maka Pengajuan perpanjangan sebelum masa expired menjadi sangat penting untuk kelangsungan penggunaan e-Faktur.

Sertifikat elektronik ini mempunyai masa pakai atau jangka waktu selama 2 tahun dihitung sejak tanggal dikeluarkan atau diterbitkan oleh DJP. Apabila jangka waktu sertifikat sudah mendekati masa kedaluwarsa atau expired, maka PKP wajib mengajukan sertifikat elektronik yang baru ke DJP.

Berdasarkan Pasal 32 ayat (1) huruf a Undang-undang Nomor 28 Tahun 2007 tentang Ketentuan Umum dan Tatacara Perpajakan (UU KUP) dijelaskan bahwa Dalam menjalankan hak dan kewajiban sesuai dengan ketentuan perundang-undangan perpajakan, Wajib Pajak dalam hal badan diwakili oleh pengurus.

Sehubungan dengan pergantian Direktur Perusahaan Ibu, maka perusahaan ibu wajib mengajukan pemberitahuan perubahan data Wajib Pajak dengan mengisi formulir Perubahan Data Wajib Pajak sesuai dengan Peraturan Dirjen Pajak Nomor PER-20/PJ/2013 tentang Tata Cara Pendaftaran Dan Pemberian Nomor Pokok Wajib Pajak, Pelaporan Usaha Dan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak, Penghapusan Nomor Pokok Wajib Pajak Dan Pencabutan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak serta Perubahan Data Dan Pemindahan Wajib Pajak dan menyampaikan ke Kantor Pajak tempat perusahaan ibu terdaftar dengan melampirkan dokumen pendukung seperti akte perubahan perusahaan yang menyatakan terjadi perubahan direktur perusahaan.

Sedangkan ketentuan bagi pejabat atau pegawai yang menandatangani faktur pajak, diatur dalam ketentuan Pasal 13 Peraturan Dirjen Pajak Nomor PER-24/PJ/2012, “PKP wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis nama PKP atau pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak disertai dengan contoh tandatangannya, dengan melampirkan fotokopi kartu identitas pejabat/pegawai penandatangan Faktur Pajak yang sah yang telah dilegalisasi pejabat yang berwenang kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak paling lama pada akhir bulan berikutnya sejak bulan pejabat/pegawai tersebut mulai melakukan penandatanganan Faktur Pajak, dengan menggunakan formulir sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VA PER-24/PJ/2012“. Namun, karena Direktur perusahaan Ibu ini bukan sebagai  pihak penandatangan faktur pajak,  maka perusahaan Ibu tidak wajib melakukan pemberitahuan secara tertulis nama PKP atau pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak disertai dengan contoh tandatangannya.

Demikianlah penjelasan dari kami, semoga bermanfaat.